Senin, 26 September 2011

makalah prinsip manajemen

BAB I
PENGERTIAN MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN
Kata manajemen berasal dari bahasa perancis kuno management, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary parker follet mendefinisikan manajamen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin, manajemen sebagai sebuah proses perencanaan dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran ( goals ) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sedangkan efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan tujuan organisasi. Menurut James A.F Stoner definisi manajemen lebih kompleks dan mencakup aspek-aspek penting pengelolaan, sebagai berikut : manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

Manajemen terdiri atas beberapa materi ( subject ) :
1. Manajemen personalia ( personal management )
2. Manajemen keuangan ( financial management )
3. Manajemen produksi ( production management )
4. Manajemen perkantoran ( office management )
5. manajemen pemasaran ( marketing management )

Pada dasarnya, manajemen erat kaitannya dengan organisasi. Organisasi menurut Griffin adalah “a group of people working together in a structured and coordinated fasion to achieve a set of goals”. Orgnisasi adalah sekelompok orang yang berkerja sama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu. Sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya melalui kerjasama. Organisasi menurut Griffin memiliki sumber daya, yaitu : sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), sumber daya dana (financial resources) atau keuntungan (funds) dan sumber daya informasi (informational resources).
Nickels,McHugh and McHugh mendefinisikan manajemen sebagai : sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangakian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. “The process used to accomplish organizational goals thorugh planning , organizing, diricting, and controlling people and other organizational resources”.Salah satu definisi manajemen seba-gaimana dicatat Encyclopedia Americana berbunyi ” the art of coordinating the ele-ments of factors of production towards the achievement of the purposes of an organization”.

Pengertian manajemen menurut R Bittle dalam bukunya What you should know management.
Tingkat dan keterampilan manajer
1. Top management atau manajemen tingkat atas yang sering disebut dengan executive officer atau top manager.
2. Middle management atau manajemen tingkat mengenah sering disebut kepala bagian.
3. Lower management atau manejemen tingkat bawah yang dikenal pula dengan istilah manajemen opeerasional (supervisor, kepala seksi, dan mandor).
Masing-masing tingkat manajemen memiliki keterampilan yang berbeda-beda. Menurut Indriyo Gitosudarmo dan Agus Mulyono, manajer harus memiliki tiga macam keterampilan, yaitu keterampilan konsepsional, keterampilan kemanusiaan, dan keterampilan teknis.
Keterampilan konseptual
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Keterampilan ini sering disebut sebagai keterampilan kosepsional (conceptional skill). Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk menciptakan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
Keterampilan komunikasi atau kemanusiaan
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang laion yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (human skill).
Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang [persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbutka kepada atasan. Keterampilan kberkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, mengengah maupun bawah.
Keterampilan teknis
Keterampilan terakhir yang merupakan bekal bagi seorang manajer adalah keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini apda umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, merangkai bbunga dan keterampilan teknis yang lain.

B. Prinsip manajemen
Prinsip manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang merupakan sebuah pedoman untuk berpikir atau bertindak. Prinsip merupakan dasar, namun tidak bersifat mutlak karena prinsip bukanlah umum. Dalam hubungannya dengan manajemen prinsip-prinsip bersifat fleksibel dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-sitauasi yang berubah.
Prinsip-prinsip umum manajemen (general principle of management) yang dikemukakan oleh bapak mananjemen Henry Fayol terdiri dari:
• Pembagian kerja (Division of Labor)
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.
Dengan adanya prinsip the right man in the right place akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
• Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.
Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.
• Disiplin (Discipline)
Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap disrinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan weweanng yang ada padanya.
• Kesatuan perintah (Unity of command)
Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesui dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.
• Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.
• Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan loancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik
Setian karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan orgabisasi dapat terwujud, apanila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.
• Penggajian pegawai
Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian haris dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbuulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upaya lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.
• Pemusatan (Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiurang wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)
• Hirarki ( The hierarcky )
Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.
• Ketertiban (Order)
Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.
• Keadilan dan kejujuran ( Equity )
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.
• Stabilitas kondisi karyawan ( Stability of Staff )
Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.
Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.
• Prakarsa (Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.
• Semangat kesatuan, semangat korp ( Esprit de corps )
Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggyungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana.

C. Fungsi manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Manajer --------> Mengelola fungsi-fungsi --------> Tujuan
|
|
|
*Perencanaan
*Organisasi
*Pelaksanaan
*Pengawasan
• Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
• Pengorganisian (Organizing)
Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antarbagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
• Menggerakkan (Actuating)
Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
• Pengawasan (Controling)
Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.



BAB II
PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI


A. PENDAHULUAN
Para manajer sering membuat kesalahan yang sama. Mereka memulai kegiatann-kegiatan dam membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan suatu kerangka tujuan-tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini mengarahkan pembuatan keputusan dalam organisasi. Tujuan adalah hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai


B. BERBAGAI FUNGSI TUJUAN ORGANISASI
Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan organisasi antara lain sebagai berikut :
1. Pedoman bagi kegiatan.
2. Sumber legitimasi
3. Standar pelaksanaan
4. Sumber motivasi
5. Dasar rasional pengorganisasian

Tipe-tipe tujuan
Suatu kepentingan dalam perilaku pencapaian tujuan organisasi dapat ditelusuri pada berbagai penulisan teori manajemen. Dalam banyak literatur, hal tersebut tercermin pada maksud untuk membuat klasifikasi tujuan yang dicari organisasi. Terdapat beberapa tipe tujuan yang dapat diperinci sebagai berikut :
1 Tujuan kemasyarakatan ( societal goals )
2 Tujuan keluaran ( output goals )
3 Tujuan system ( system goals )
4 Tujuan produk ( product goals )
5 Tujuan turuanan ( derived goals )

Proses penetapan tujuan
Proses penetapan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Tujuan suatu organisasi untuk menciptakan nilai-nilai tersebut adalah :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat paling sedikit sama dengan harganya.
2. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.
4. Dengan kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept ) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

Bidang-bidang tujuan
Peter drucker, yang bekerja sebagai konsultan mengindetifikasikan secara terperinci 8 bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan. Seperti ditunjukan pada bidang-bidang berikut :
1. Posisi pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan direbut. Bagian pasar yang baik harus dilakukan dengan analisa.
2. Produktifitas. Produktifitas atau efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi
3. Sumber daya fisik dan keuangan. Bagaimana sumber daya fisik dan keuangan organisasi akan dikembangkan.
4. Profitabilitas. Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain, melalui penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi.
5. Inovasi. Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.
6. Prestasi dan pengembangan manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif
7. Prestasi dan sikap karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin disetiap organisasi.
8. Tanggung jawab social dan public. Tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menangani boikot public, kegiatan hukum,kegiatan pemerintah dan kegiatan sebagainya.


C. MANAGEMENT BY OBJECTIVES ( MBO )

Management by objectives ( MBO ) pertama kali diperkenalkan oleh peter drucker dalam bukunya The practice of management pada tahun1954. prosesnya juga berjalan dengan nama-nama lain termasuk “ manajemen berdasarkan sasaran “, ‘manajemen berdasarkan hasil, atau management result, goals management, work planning and review, goalls and controls, joint target setting dan sebagainya. MBO telah berkembang sangat terkenal, terutama dalam organisasi-organisasi besar. Pada hakikatnya MBO menekankan pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan efektif.

MBO sulit didefinisikan, banyak organisasi yang memprgunakannya dengan cara-cara yang berbeda dan untuk alasan-alasan yang berbeda pula. Definisi MBO secara umum terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil dapat diukur yang diharapkan dan penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-masing angota.

Dalam bukunya peter drucker membedakan antara management by objective dengan management by drives. Peter drucker menggunakan istilah management by drives untuk menggambarkan tanggapan-tanggapan organisasi terhadap berbagai tekanan keuangan atau pasar baru dengan dorongan ekonomi atau dorongan produksi.


Unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif.
• Komitmen pada program
• Penetapan tujuan manajemen puncak
• Tujuan-tujuan perseorangan
• partisipasi
• Otonomi dalam implementasi rencana
• Peninjauan kembali prestasi

Dalam suatu survey terhadap para manager, Henry L. Tosi dan Stephen J. Carroll ( managerial Reaction to management by objective ) Academy of management journal, mengemukakan kebaikan-kebaikan sistem MBO, yang diperinci sebagai berikut :
1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.

MBO saja tidak dapat memecahkan seluruh masalah suatu organisasi. Bahkan dalam program MBO yang paling baik,proses peninjauan kembali mungkin menyebabkan ketegangan dan ketidaksukaan. Tidak semua pencapaian tujuan dapat dikuantifikasikan atau diukur. Dalam program MBO yang paling baik masih terdapat masalah-masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO tersebut menjadi lebih sukses :
1. Gaya dan dukungan manajemen. Bila para manajer puncak lebih suka pendekatan prioritas yang kuat dan pembuatan-pembuatan keputusan yang disentralisasikan.
2. Penyesuaian dan perubahan. MBO mungkin memerlukan banyak perubahan dalam struktur organisasi.
3. Deskripsi jabatan. Penyusunan suatu daftar khusus tujuan dan tanggung jawab perseorangan.
4. Keterampilan-keterampilan antar pribadi. Proses penetapan tujuan dan peninjauan kembali antara manajer dan bawahan memerlukan suatu tingkat keterampilan tinggi dalam hubungan-hubungan antar pribadi.
5. Penetapan dan pengkoordinasian tujuan. Penetapan tujuan yang menantang sekaligus realistis.
6. Pengawasan metoda pencapaian tujuan. Manajer akan mengalami frustasi bila usahanya mencapai tujuan tergantung pada pencapaian bagian lain dalam organisasi.
7. Konflik antara kreatifitas dan MBO. Mengikatkan evaluasi prestasi, promosi dan kompensasi pencapaian tujuan mungkin berlawanan dengan tujuan produktifitas.

Banyak manajer akan menghadapi berbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi, penting diperhatikan hal-hal yang dipandang sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer tingkat atas yang terlibat dalam program :
a. Mendidik dan melatih manajer
b. Merumuskan tujuan secara jelas
c. Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu
d. Membuat umpan balik yang efektif
e. Mendorng partisipasi





D. PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajemen. Kegiatan ini memainkan peranan penting terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan , manajer memutusan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya yang akan digunakan dan siapa yang akan melaksanakan tugas yang dibutuhkan. Kualitas keputusan manajer akan menentukan efektivitas rencana yang disusun. Pembuatan keputusan ( decision making ) menggambarkan proses melalui mana rangkaian kegiatan yang dipilih sebagai penyelesaian masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pillihan dan dari pemecahan masalah. Pembuatan keputusan dapat didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai dengan perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Keputusan dapat dibedakan antara lain sebagai berikut ;
• Keputusan-keputusan yang dapat diprogram ( programmed decisions )
• Keputusan yang tidak dapat diprogram ( non-programmed decisions )

Proses pembuatan keputusan.
Banyak metoda-metoda pembuatan keputusan informal untuk memberikan pedoman bagi para manajer, sebagai contohnya manajer dapat menggantungkan pada tradisi dan membuat keputusan yang sama seperti yang dibuatnya pada waktu yang lalu. Mereka dapat menarik wewenangnya dan membuat keputusan berdasarkan nasehat dari seorang ahli. Proses pembuatan keputusan rasional harus didasarkan pada implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil akhir, sepeti berikut :
1. Pemahaman dan perumusan masalah
2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan
3. Pengembangan alternatif-alternatif lain
4. Pengevaluasian alternatif-alternatif
5. Pemilihan alternatif terbaik
6. Implementasi keputusan
7. Pengevaluasian hasil akhir
Manajer harus dapat mengevaluasikan apakah implemetasi berjalan dengan lancer dan keputusan-keputusan memberikan hasil yang diinginkan. Proses yang bersifat kontinyu bagi manajer merupakan sebuah tantangan yang selalu harus dihadapinya.
























BAB III
PENGORGANISASIAN DAN PENYUSUNAN
PERSONALIA ORGANISASI


A. PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pengorganisasian ( organizing ) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi adalah dengan departementalisasi dan pembagian kerja. Ada begitu banyak istilah pengorganisasian yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut :
• Pengorganisasian adalah cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaaan yang paling efektif sumber-sumber daya yang dibutuhkan
• Pengorganisasian adalah bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok tersebut.
• Pengorganisasian adalah hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan dan tugas-tugas serta para karyawan
Proses pelaksanaan pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin dalam strukutur organisasi yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian tersebut.

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur spesialisasi kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor utama yang mempengaruhi penentuan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
a. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
b. Teknologi yang akan digunakan
c. Anggota ( karyawan ) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
d. Besarnya ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
a. Spesialisasi kegiatan, berkenaan dengan spesialisasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja
b. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
c. Koordinasi kegiatan, menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi.
d. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menujukan letak kekuasaan pembuatan keputusan.
e. Ukuran satuan kerja, menunjukan jumlah karyawan dalam kelompok organisasi.

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana setiap individu tidak dapat mencapainya secara sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengoraganisasian adalah prinsip pembagian kerja ( division of labor ) yang memungkinkan synergy terjadi.
Struktur organisasi terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Banyak manajer perlu menggambarkan bagan organisasi untuk menunjukan struktur organisasi. Bagan organisasi menunjukan fungsi departemen-departemen atau posisi-posisi organisasi dan menunjukan bagaimana hubungan diantaranya.
Bagan organisasi menyajikan lima aspek utama suatu struktur organisasi, adalah sebagai berikut
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Peengelompokan segmen-segmen pekerjaan

B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar
Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesialisasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

C. ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :
Organisasi Statis :
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi Dinamis :
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.
Organisasi Formal :
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.
Organisasi Informal :
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

D. DEPARTEMENTASI ( DEPARTEMENTTATION )
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
MANAJEMEN TENTANG ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

1. Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Jadwal kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.

2. Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

3. Wewenang ( Authority )
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami kominikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.
1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
4. Lini Dan Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.
Wewenang lini ( Lini Authority )
Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf ( Staff authority )
Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

5. Sentralisasi Dan Desentralisasi
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.
Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
3. Startegi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
6. Keanekaragaman produk dan jasa
7. Karakteristik organisasi lainnya.
8. Kualitas manajer.

6. Penyusunan Personalia ( Staffing )
Proses Penyusunan Personalia
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.
Proses penyusunan personalia terdiri atas :
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi
5. Latihan dan pengembangan karyawan
6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier.











BAB IV
MOTIVASI DAN KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI

A. Pengertian Motivasi
Motivasi ( Motivation ) adalah sebuah alasan atau dorongan seseorang untuk bertindak. Orang yang tidak mau bertindak sering kali disebut tidak memiliki motivasi. Alasan atau dorongan itu bisa datang dari luar maupun dari dalam diri. Sebenarnya pada dasarnya semua motivasi itu datang dari dalam diri, faktor luar hanyalah pemicu munculnya motivasi tersebut. Motivasi dari luar adalah motivasi yang pemicunya datang dari luar diri kita. Sementara meotivasi dari dalam ialah motivasinya muncul dari inisiatif diri kita.
Pada dasarnya motivasi itu hanya dua, yaitu untuk meraih kenikmatan atau menghindari dari rasa sakit atau kesulitan. Uang bisa menjadi motivasi kenikmatan maupun motivasi menghindari rasa sakit. Jika kita memikirkan uang supaya kita tidak hidup sengsara, maka disini alasan seseorang mencari uang untuk menghindari rasa sakit. Sebaliknya ada orang yang mengejar uang karena ingin menikmati hidup, maka uang sebagai alasan seseorang untuk meraih kenikmatan.
Teori motivator menurut Douglas Mc Gregor yang dikemukakan dalam teori X dan Y. Teori X artinya anggapan bahwa seseorang tidak suka bekerja, cirri-cirinya : bila atasan keluar kantor ia pun keluar juga. Teori Y artinya orang yang suka bekerja atau sama dengan bahwa bekerja tidak lepas dari seseorang.

Teori-teori motivasi
Teori motivasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga kelompok yaitu :
1. Teori-teori isi ( content theories ) atau teori kebutuhan adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau pemusatan pada pertanyaan, seperti teori hirarki kebutuhan dari spikolog Abraham H. Maslow yang membagi beberapa tingkatan kebutuhan menjadi 5 tingkat kebutuhan yaitu : Kebutuhan fisik ( physical needs ), kebutuhan rasa aman ( security needs ), kebutuhan social ( social needs ), kebutuhan harga diri ( esteem needs ), kebutuhan aktualisasi ( self actualization needs ).
2. Teori-teori proses ( process theories ) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek. Yang termasuk dalam teori proses yaitu teori pengharapan, pembentukan prilaku, teori porter-Lawler, teori keadilan.
3. Teori-teori petunjuk ( prescriptive theories ) mengemukakan bagaimana memotivasi para karyawan. Teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.

Faktor-faktor pemuas dan pemeliharaan dalam kerja
1. faktor-faktor pemuas ( motivator )
a. penghargaan
b. pekerjaan kreatif dan menantang
c. tanggung jawab
d. kemajuan dan peningkatan
2. faktor-faktor pemeliharaan
a. kebijaksanaan dan administrasi perusahaan
b. kualitas pengendalian teknik
c. kondisi kerja
d. hubungan kerja
e. status pekerjaan
f. keamanan kerja
g. kehidupan pribadi
h. penggajian



B. Komunikasi dalam organisasi
Komunikasi adalah kegiatan untuk menyampaikan ide atau berita ( massage ) sehingga si penerima komunikasi mengerti akan maksud dari berita itu. Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan oraganisasi yang berbeda. Unsur-unsur komunikasi adalah sebagai berikut :
1. pengirim berita ( sender )
2. berita itu sendiri
3. alat-alat penyampaian berita atau sarana
4. penerima berita ( receiver )
5. umpan balik ( feed back )
komunikasi yang akan berjalan efektif apabila apa yang diterima oleh penerima pesan sesuai dengan apa yang di inginkan yang diinginkan pengirim pesan. Sifat-sifat komunikasi adalah aktif dan pro aktif serta bersahabat.
Tujuan komunikasi adalah terdapatnya kesamaan antara pengirim dan penerima pesan atau bersahabat atau saling membantu dan saling pengertian.

Faktor-faktor komunikasi organisasi yang diuraikan oleh Raymond V. lesikar adalah sebagai berikut :
1. saluran komunikasi formal
2. struktur wewenang organisasi
3. spesialisasi jabatan
4. pemilikan informasi
5. jaringan komunikasi dalam organisasi
Saluran komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :
1. komunikasi vertikal, terdiri atas komunikasi ke atas dan kebawah sesuai rantai perintah.
2. komunikasi horizontal,meliputi komunikasi antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama dan komunikasi yang terjadi antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
3. komunikasi diagonal, merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi.


C. Kepemimpinan

Pengertian kepemimpinan manajerial menurut stoner adalah sebagai suatu proses penggerakan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Sedangkan pengertian kepemimpinan adalah bagian penting dari manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja untuk menncapai tujuan dan sasaran.
Penggerakan adalah kegiatan manajemen untuk membuat orang-orang lain suka dan dapat bekerja dengan baik. Pengertian lain dari kemampuan dan kesenian menggerakkan orang-orang disebut kepemimpinan. Kepemimpinan sering pula diartikan sebagai kemampuan atau kesenian untuk mempengaruhi orang lain supaya suka dan dapat bekerja.

Gaya kepemimpinan menurut Kurt Lewin adalah sebagai berikut :
1. Authoriter, ciri-cirinya adalah pemimpin menguasai, orang lain tidak diberi wewenang.
2. Democrat, cirri-cirinya pemimpin memberikan kesempatan kepada orang lain, memberi saran, tetapi keputusan ada pada pemimpin.
3. Laissez Faire, cirri-cirinya wewenang ada di tangan anak buah atau bawahan.

a. Pendekatan sifat-sifat kepemimpinan
Teori kesifatan adalah kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinnan. Daftar sifat-sifat ini dapat menjadi sangat panjang, tetapi cenderung mencakup energi, pandangan, pengetahuan dan kecerdasan, imajinasi, kepercayaan diri, integritas, kepandaian berbicara, pengendalian dan keseimbangan mental maupun emosional, bentuk fisik, pergaulan sosial dan persahabatan, dorongan, antusiasnisme, berani dan sebagainya. Ada dua gaya kepemimpinan dalam hubungan dengan bawahan yaitu : gaya dengan orientasi tugas ( task-oriented ) dan gaya dengan orientasi karyawan ( employee-oriented ). Manajer berorientasi mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai yang diinginkannya.

b. Manajemen Konflik
Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Penyebab masalah konflik adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi
2. Struktur organisasi
3. Masalah pribadi
Arti konflik telah dikacaukan oleh banyaknya definisi konflik tersebut. Konflik organisasi adalah ketidak sesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya-sumber daya yang terbatas.

Jenis-jenis konflik :
1. Konflik dalam diri individu
2. Konflik antar individu
3. Konflik antar individu dan kelompok
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
5. Konflik antar organisasi

Metoda pengolahan konflik :
1. Metoda Stimulasi konflik
2. Metoda pengurangan konflik
3. Metoda penyelesaian konflik.
D. Dasar-Dasar Proses Penngawasan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Sedangakan pengertian pengawasan manajemen menurut Robert J. Mockler adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Tahap-tahap dalam proses pengawasan :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. standar-standar phisik
2. standar-standar moneter
3. standar-standar waktu
Tahap 2 : Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Beberapa pertanyaan penting yang digunakan untuk penentuan pengukuran pelaksanaan.1) berapa kali ( how often ), 2) dalam bentuk apa ( what form ), 3) tentang siapa ( who)
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :
1. pengamatan ( observasi )
2. laporan-laporan, baik lisan dan tulisan
3. metoda-metoda otomatis
4. inspeksi, pengujian ( test )
Tahap 4 : perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap 5 : Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Alat Bantu Pengawasan Manajerial :
Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih, namun ada dua teknik yang paling terkenal dalam pengawasan manajerial adalah sebagai berikut :
1. Management By Exception ( MBE )
MBE atau prinsip pengecualian, yang memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin.
2. Management-Information System ( MIS )
Sistem informasi manajemen atau management-Information System memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.

Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif :
1. Akurat, informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat.
2. Tepat-waktu, infomasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh, informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategic, sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang yang sering terjadi penyimpangan-penyimpangan.
5. Realistik secara ekonomis,biaya pengawasan harus rendah, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional, sistem pengawasan harus cocok atau harmonis.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
8. Fleksibel, pengawasan harus mempunyai flleksibilitas untuk memperoleh tanggapan yang baik dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional, sistem pengawasan yang efektif harus menunjukan, baik deteksi atau deviasi dari standar dan tindakan.
10. Diterima para anggota organisasi, sistem pengawasan harus bias menggerakkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi.




















BAB V
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Setelah memperhatikan isi dalam pembahasan diatas maka dapat penulis tarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2. Prinsip manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang merupakan sebuah pedoman untuk berpikir atau bertindak. Prinsip merupakan dasar, namun tidak bersifat mutlak karena prinsip bukanlah umum.
3. Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
4. Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan organisasi antara lain sebagai berikut :
4. Pedoman bagi kegiatan.
5. Sumber legitimasi
6. Standar pelaksanaan
7. Sumber motivasi
8. Dasar rasional pengorganisasian
5. Gaya kepemimpinan menurut Kurt Lewin adalah sebagai berikut :
a. Authoriter, ciri-cirinya adalah pemimpin menguasai, orang lain tidak diberi wewenang.
b. Democrat, cirri-cirinya pemimpin memberikan kesempatan kepada orang lain, memberi saran, tetapi keputusan ada pada pemimpin.
c. Laissez Faire, cirri-cirinya wewenang ada di tangan anak buah atau bawahan.
6. Pengertian kepemimpinan manajerial menurut stoner adalah sebagai suatu proses penggerakan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya.
7. pengawasan manajemen menurut Robert J. Mockler adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

B. SARAN
Penulis mengetahui bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis membutuhkan saran-saran yang membangun untuk kesempurnaan makalah ini karena dengan adanya saran-saran tersebut penulis dapat mengetahui dimana letak kekurangan-kekurangan dari makalah ini dan bisa menjadi pertimbangan selanjutnya dalam pembuatan makalah yang lainnya, tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada semua yang telah mendukung penulis dalam pembuatan makalah MANAJEMEN ini.







DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko, dosen fakultas ekonomi universitas gadjah mada, manajemen edisi 2, penerbit BPFE jogyakarta, Indonesia

Bpk. Gison Manullang, Dosen dalam pelajaran prinsip manajemen universitas timbul Nusantara-Ibek Jakarta tahun 2010

Peter F Drucker, Managing for result, Harper & Row, new york 1964

Luther Gulick, management is a Science, academy of management Journal, vol 8, no.1 maret 1985

Henry Fayol, General and Industrial management, pitman New York, 1949

George Terry, Principles Of Management

Federick W. Taylor, Scientiffic Management, harper New York, 1947

www.wikifedia.com sejarah sejarah manajemen dan prinsip dasar manajemen, 2010

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar